Rafræn skjalavarsla

Mynd: skjalasafn.is

Rafræn stjórnsýsla. Þetta hugtak ber æ oftar á góma eftir því sem tækninni fleygir fram en fæst virðast gera sér grein fyrir því í hverju rafræn stjórnsýsla felst. Fyrir flestum merkir hún bara að skila má skattaskýrslu með því að ýta á einn takka eða hafa ökuskírteinið í símanum, en fyrir starfsfólk opinberra skjalasafna er rafræn stjórnsýsla eitt stærsta verkefni sem það hefur tekist á við. Það ber nefnilega ábyrgð á aðhaldi og eftirliti með allri stjórnsýslu og þurfa því að sinna því sem kallað er langtímavarðveisla rafrænna gagna, eða rafræn skjalavarsla. Ekki eru þau öll sammála um ágæti rafrænnar skjalavörslu en líta þó flest á hana sem nauðsyn og jafnvel tækifæri til umbóta. Þjóðskjalasafn Íslands ber ábyrgð á stefnumótun í skjalavörslu, hvort sem er rafrænni eða á pappír, og því liggur beinast við að byrja þar ef maður vill fræðast um helstu nýjungar og aðferðafræði.

Upphaf langtímavarðveislu rafrænna gagna

Segja má að upphaf opinberrar rafrænnar skjalavörslu á Íslandi hafi verið árið 1997 þegar þáverandi menntamálaráðherra, Björn Bjarnason, skipaði nefnd sem skoða átti hvernig best væri að varðveita opinber rafræn gögn. Strax þá höfðu ráðamenn gert sér grein fyrir að stafræna tæknibyltingin væri rétt að hefjast og yfirvöld þyrftu að vera undirbúin fyrir það sem koma skyldi. Nefndin, sem skipuð var fulltrúum Menntamálaráðuneytis, Hagsýslu ríkisins, Þjóðskjalasafns, Borgarskjalasafns og Hagstofu, skilaði skýrslu í júlí 1998. Niðurstöður nefndarinnar voru að Ísland skyldi styðjast við aðferðafræði Ríkisskjalasafns Danmerkur og þá tók við undirbúningsvinna um hvernig mætti koma því í kring. Sú vinna leiddi til þess að árið 2005 var undirritaður milliríkjasamningur milli Íslands og Danmerkur um að Þjóðskjalasafn Íslands hefði greiðan aðgang að regluverki og hugbúnaði Ríkisskjalasafns Danmerkur. Árið 2010 höfðu lög og reglur um Þjóðskjalasafnið loks verið uppfærðar að fullu svo hefja mátti móttöku rafrænna gagna, en í millitíðinni hafði starfsfólk safnins aðlagað dönsku reglurnar að íslenskum aðstæðum svo að héraðskjalasöfn gætu einnig hafið varðveislu rafrænna gagna. Borgarskjalasafnið byrjaði að taka á móti tilkynningum um rafræn gagnasöfn árið 2018. Af 36 tilkynningum hafa 15 verið afgreidd.

Gagnsemi langtímavarðveislu rafrænna gagna

Frá 2010 hefur Þjóðskjalasafnið tekið á móti um tveimur terabætum af rafrænum gögnum í 40-50 afhendingum. Það er þó einungis agnarsmár hluti þeirra gagna sem enn standa í ríkisstofnunum en ættu að hafa borist Þjóðskjalasafninu til varðveislu. Njörður Sigurðsson, sviðsstjóri skjala- og upplýsingasviðs Þjóðskjalasafnsins, segir að helsta rót vandans sé að starfsmenn ríkisins séu enn að prenta út gögn sem ætti að varðveita rafrænt. Þetta valdi því að pappírsskjalageymslur fyllist og gagnamissir verður. Bjarki Valur Bjarnason, sérfræðingur í rafrænni skjalavörslu hjá Þjóðskjalasafni Íslands, segir það hafa töluverðan kostnað í för með sér að varðveita allt á pappír en skiptar skoðanir eru á um hvort hagkvæmara sé að varðveita gögn á pappír eða rafrænt. Ekki hefur verið gerð úttekt á nákvæmum kostnaði rafrænnar skjalavörslu en öruggt er að stofnkostnaður við rafræna skjalavörslu er töluverður. Njörður og Bjarki benda þó á að hið opinbera hafi þegar tekið fyrstu skrefin í rafrænni skjalavörslu með því að taka upp rafræn gagnasöfn í sinni starfsemi. Bjarki vonast til þess að eftir því sem tæknin þróast verði hægt að halda kostnaði niðri, en segir að það sé eðlilegt að stofnkostnaður sé hærri á meðan verið er að innleiða nýja tækni. 

Nauðsyn langtímavarðveislu rafrænna gagna

Draga má í efa að pappírsskjalavarsla ein og sérdugi til langs tíma þar sem heimurinn verður stafrænni frá degi til dags og erfitt verður að sinna skjalavörslu ef einungis á að taka við pappírsgögnum, og í raun mun verða gagnatap hjá hinu opinbera þegar stunduð er pappírsvarsla í stjórnsýslu sem er að mestu leyti á rafrænu formi. Ekki er hægt að varðveita öll rafræn gögn á pappír, til dæmis stóra rafræna gagnagrunna, hljóðskeið og myndskeið. Með útprentun tapast líka upplýsingar sem færast ekki yfir á pappírsformið. Því bendir Njörður á að í raun sé það ekki val í samtímanum að vera eingöngu í pappírsskjalavörslu mikið lengur. Hann nefnir einnig að minni héraðsskjalasöfnum geti reynst erfitt að koma sér upp þeirri sérfræðiþekkingu sem nauðsynleg er í rafrænni skjalavörslu. Ein leið til þess er að sameinast um verkefni og hafa eitt til tvö miðlæg móttökuverkstæði sem héraðsskjalasöfn geti sótt í þegar þarf. Það er erfitt tryggja öryggi rafrænna gagna, að þeim verði hvorki breytt né stolið. Þjóðskjalasafnið hefur reynt að takmarka þessa hættu með því að geyma gögnin í svokölluðum vörsluútgáfum og hafa þrjú eintök af þeim, sem eru síðan geymd í mismunandi byggingum. Þjóðskjalasafnið er því meira en tilbúið að taka á móti rafrænum gögnum en það er stofnananna úti í bæ að fylgja þeim stöðlum og reglum sem sett hafa verið. Njörður segir að iðjuleysið megi útskýra með því að ríkið hafi ekki gefið nógu mikið fjármagn í verkefnið.

Framtíð langtímavarðveislu rafrænna gagna

Vonast má til að annað verði uppi á teningnum í Reykjavíkurborg nú þegar samþykkt hefur verið að veita tíu milljörðum króna í stafræna vegferð. Andrés Erlingsson, deildarstjóri ráðgjafar og eftirlits á Borgarskjalasafni Reykjavíkur, segist vona að í framtíðinni geti almenningur nálgast gögn, er verða til í rafrænum gagnakerfum innan stjórnkerfisins, á netinu en í dag er mikið af elstu skjölum Reykjavíkurborgar aðgengilegt á vefsíðu Borgarskjalasafns. Upprunalegum pappírsskjölum verður þó ekki fargað og leggja allir viðmælendur sem höfundur ráðfærði sig við áherslu á að það sé og verði ekki stefnan. Einungis þurfi að varðveita rafræn skjöl, nú og síðar meir, og það sé hægt að líta á það hvort heldur sem er illa nauðsyn eða tækifæri til framfara. Nauðsynlegt er að opinber skjalasöfn um allt land fái fjármagn, aðstöðu og sjálfstæði til að sinna eftirlits- og menningarhlutverkum sínum og er það annar rauður þráður í máli viðmælenda að töluvert vanti upp á það.